Verwaltung geistigen Eigentums für Kanzleien

Eine Kanzlei und ein Unternehmensteam können dasselbe Portfolio führen und brauchen dennoch unterschiedliche Software. Der Unterschied ist nicht die Grösse — er liegt darin, dass eine Kanzlei fremde Rechte hält, jedem Mandanten eigene Pflichten schuldet und belegen können muss, was sie wann getan hat.

Der strukturelle Unterschied in einem Satz

Die Fristenakte eines Unternehmensteams dokumentiert das eigene Portfolio. Die Fristenakte einer Kanzlei ist Beweismaterial über die Beratung eines Mandanten. Das ändert, was der Datensatz aushalten muss und wer ihn verlangen darf.

Weshalb wiegt die Mandantentrennung schwerer, als sie klingt?

Weil eine Kanzlei Portfolios hält, die einander nicht sichtbar werden dürfen, und weil diese Grenze Personalwechsel, Mandatsübergaben und Auswertungen überstehen muss. Trennung ist nicht bloss eine Berechtigungseinstellung: Ein Bericht, der über Mandate hinweg aggregiert, ein Export, der ein Nachbarmandat mitnimmt, oder eine Recherche, die die Anmeldeabsichten eines Mandanten dem falschen Team offenbart, sind Verletzungen derselben Grenze. Fragen Sie, wie ein System sie in Auswertung und Export durchsetzt, nicht nur in der Fallliste.

Was geschieht, wenn ein Mandant geht?

Das Portfolio muss mitgehen, in einem Zustand, auf den sich der nächste Verwalter verlassen kann. Das heisst, der Export trägt die Herkunft mit — Rohwerte der Quelle, die Regel hinter jedem Datum, die prüfende Person — denn eine Nachfolgekanzlei, die nur aktuelle Termine erhält, erbt Behauptungen statt Nachweise. Das prüft man besser, bevor ein Mandant fragt; der Moment der Übergabe ist ein schlechter Zeitpunkt, den Inhalt des Exports kennenzulernen. Die allgemeine Fassung dieser Frage steht unter „Unabhängige Verwaltung von Immaterialgüterrechten“.

Wie greifen Berufspflichten und Software ineinander?

Strukturell, nicht über eine einzelne Vorschrift. Eine Kanzlei schuldet jedem Mandanten Sorgfalt, Verschwiegenheit und die Wahrung seiner Interessen; ein System, dessen Voreinstellungen Arbeit zu einem bestimmten Dienstleister lenken, erzeugt eine Spannung, die die Kanzlei trägt und nicht der Anbieter. Berufsregeln unterscheiden sich je nach Standesorganisation, und diese Seite legt sie nicht aus. Der Punkt ist enger und überprüfbar: Wissen Sie, ob die Voreinstellungen Ihres Systems eine kommerzielle Richtung haben — denn dafür geradestehen müssen Sie.

Was verlangt die Abrechnung von einem Fristensystem?

Eine Verbindung zwischen Handlung und Mandat, die auch Monate später einer Nachfrage standhält. Verlängerungen, Jahresgebühren und Amtsgebühren sind meist Auslagen und keine Honorarleistung; der Datensatz muss also unterscheiden, was an ein Amt gezahlt und was für die Bearbeitung berechnet wurde, und beides einem Mandat und einem Datum zuordnen. Der typische Fehlerfall ist nicht die fehlende Position, sondern die Position, deren Grundlage niemand mehr rekonstruieren kann, wenn der Mandant die Rechnung hinterfragt.

Wie geht eine Kanzlei mit Fristen um, die sie nicht selbst berechnet hat?

Indem sie deren Herkunft ebenso festhält wie bei den eigenen. Portfolios kommen von anderen Kanzleien, aus Mandantentabellen und von Auslandsvertretern, und ein übernommenes Datum hat unbekannte Herkunft, bis es jemand prüft. Ein System, das ein importiertes Datum gleich behandelt wie ein geprüftes, hat den Unterschied zwischen Tatsache und Behauptung getilgt — und das fällt erstmals bei einer Prüfung oder im Streitfall auf, also genau dann, wenn nach diesem Unterschied gefragt wird.

Und Arbeiten über Auslandsvertreter?

Die Kanzlei bleibt der Ansprechpartner des Mandanten, auch wo die Anmeldung die Handlung eines Dritten ist. Praktisch heisst das: Der Datensatz muss festhalten, was der Vertreter gemeldet hat und wann es eingegangen ist, getrennt von dem, was die Kanzlei daraus abgeleitet hat — denn eine verspätete Meldung ist ein anderes Problem als ein Rechenfehler, und nur eine Akte, die beides trennt, kann sagen, welches von beidem vorlag.

Was sollte eine Kanzlei in der Evaluation prüfen?

Drei Dinge, die eine Demo nicht von selbst zeigt: einen vollständigen Mandantenexport ohne fremde Hilfe erzeugen und seinen Inhalt ansehen; eine mandatsübergreifende Auswertung fahren und bestätigen, dass nichts eine Mandantengrenze überschreitet; und für eine übernommene Frist die vollständige Herkunft zeigen lassen, einschliesslich des Umstands, dass sie übernommen wurde. Die breiteren Bewertungskriterien stehen unter „Systeme zur Verwaltung von Immaterialgüterrechten vergleichen“.

Aktuelle Analysen

Wo Iprelia steht

Iprelia ist mandantenfähig und so gebaut, dass ein Datensatz für sich selbst einstehen kann: Rohquelle, Regelversion, berechnetes Ergebnis und menschliche Prüfung sind getrennte Felder statt eines Status, und kritische Fristen werden von einer Person bestätigt und von einer weiteren geprüft. Datenhaltung in den USA, der EU oder der Schweiz, mit On-Premise-Variante. Iprelia ist derzeit in der Testphase.

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Allgemeine Informationen zu Software für die Verwaltung von Immaterialgüterrechten. Keine Rechtsberatung und keine Auskunft zu Berufsregeln, die je nach Rechtsordnung und Standesorganisation unterschiedlich sind.