Elektronische Einreichung beim EPA: Regeln 2026

Einreichungsvorschriften sind derjenige Teil der Patentpraxis, den niemand liest, bis etwas zurückkommt. Ein neuer Beschluss des Präsidenten des EPA über die elektronische Einreichung von Unterlagen vom 25. März 2026, veröffentlicht als ABl. EPA 2026, A19, ist am 1. April 2026 in Kraft getreten. Er ersetzt jene Regelungen, auf die viele interne Einreichungs-SOPs zugeschnitten sind, und er knüpft Rechtsfolgen – bis hin zum Nichteingang – daran, das falsche Tool für die falsche Sache zu verwenden. Das ist Aufräumarbeit mit kurzer Frist: Die nächste Einreichung Ihres Teams unterliegt ihm bereits.

Was hat sich konkret geändert – und ab wann?

Der Beschluss des Präsidenten vom 25. März 2026 über die elektronische Einreichung von Unterlagen, veröffentlicht in ABl. EPA 2026, A19, ist am 1. April 2026 in Kraft getreten; Artikel 14 sieht vor, dass zwei frühere Rechtsakte in diesem Moment ausser Kraft treten: der Beschluss des Präsidenten vom 8. Juli 2025 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2025, A52) und der Beschluss der Vizepräsidentin GD5 vom 21. April 2020 über das Pilotprojekt Online-Einreichung 2.0 (ABl. EPA 2020, A44).

Die zweite dieser Aufhebungen ist diejenige mit den längsten Ausläufern in Kanzleien und Abteilungen. Die Online-Einreichung 2.0 wurde als Pilotprojekt eingeführt, und ein erheblicher Teil der internen Dokumentation behandelt sie noch immer so – als optionalen, parallelen Weg nach dem Motto “kann man ja mal ausprobieren”, der neben älteren Gewohnheiten steht. Der Pilotbeschluss ist weg. Jede SOP, jede Checkliste und jede Schulungsnotiz, die die Online-Einreichung 2.0 als Pilotprojekt beschreibt oder die auf die Beschlüsse von 2020 oder 2025 als massgebliche Grundlage verweist, zitiert nun Rechtsakte, die keine Wirkung mehr haben. Das ist nicht bloss ein Zitierfehler: Die operativen Regeln zu Tools, Formaten und Signaturen sind diejenigen des Beschlusses von 2026, und ein auf einem überholten Text aufgebauter Arbeitsablauf kann still und leise davon abweichen.

Welche Einreichungskanäle dürfen genutzt werden?

Der Beschluss lässt die elektronische Einreichung von Unterlagen über die Online-Einreichung 2.0, MyEPO oder den EPO Contingency Upload Service zu.

Das ist eine Liste aus drei Positionen, und es lohnt sich, sie als Liste zu lesen und nicht als Beschreibung des Status quo. Abteilungen, die einen Ausweichplan für Störungsfälle vorhalten, sollten prüfen, ob der dort benannte Ausweichweg tatsächlich der EPO Contingency Upload Service ist und nicht etwas Improvisiertes. Abteilungen, in denen noch institutionelles Gedächtnis aus der Zeit der Online-Einreichung 1.0 vorhanden ist – installierte Client-Software, lokal gehaltene Zertifikate, bestimmte Schritte der Dateivorbereitung –, sollten dieses Gedächtnis eher als Risikoquelle denn als Fachwissen behandeln. Die zulässigen Kanäle sind die oben genannten; alles andere, was Ihr Arbeitsablauf voraussetzt, ist eine Annahme, die Sie nun am Text rechtfertigen müssen.

Was passiert, wenn Sie MyEPO für etwas nutzen, das es nicht unterstützt?

Nach Artikel 3 gilt eine Einreichung über MyEPO, die ausserhalb der veröffentlichten Liste der unterstützten Erwiderungen, Anträge oder Mitteilungen erfolgt, als nicht eingegangen.

Das ist die eine Bestimmung, die es am meisten verdient, ausgedruckt und über dem Einreichungsplatz aufgehängt zu werden. “Gilt als nicht eingegangen” ist keine Warnmeldung, kein Zurückweisungsbescheid und keine Einladung, mit einer Erklärung erneut einzureichen. Es ist die rechtliche Einordnung der Einreichung als Nichtereignis. War die Einreichung eine Erwiderung auf einen Bescheid, treten die Folgen dieses Nichtereignisses dort ein, wo die zugrunde liegende Frist liegt – und zwar ohne dass Ihnen beim EPA zwingend vorher jemand gesagt hätte, dass Sie den falschen Kanal gewählt haben.

Der operative Punkt ist: Der Anwendungsbereich von MyEPO wird durch eine veröffentlichte Liste bestimmt, und diese Liste steht ausserhalb des Beschlusses. Eine Einreichungs-SOP kann deshalb nicht einfach sagen “Erwiderungen über MyEPO einreichen”. Sie muss sagen: Prüfen Sie die veröffentlichte Liste der unterstützten Erwiderungen, Anträge und Mitteilungen, bevor Sie MyEPO für etwas verwenden, das für Ihr Team nicht Routine ist, und halten Sie fest, wer wann geprüft hat. Für Einreichungsarten, die nicht auf der Liste stehen, muss der Arbeitsablauf auf einen der anderen zulässigen Kanäle führen, statt auf das Tool zurückzufallen, das die Sachbearbeitung gerade offen hat.

Bauen Sie die Prüfung dort ein, wo das Tool gewählt wird, nicht dort, wo geprüft wird. Ein Kontrollschritt, der einen Kanalfehler erst nach Fristablauf entdeckt, entdeckt nichts, was zu entdecken sich lohnt.

Welche Formate sind mit welchem Tool zulässig?

Artikel 8 macht die Zulässigkeit des Formats sowohl vom Dokument als auch vom Tool abhängig: DOCX darf nicht für die Einreichung internationaler (PCT-)Anmeldungen und sonstiger in der internationalen Phase eingereichter Unterlagen verwendet werden, und das Format TIFF ist nur bei Nutzung von MyEPO zulässig.

Daraus folgen zwei unterschiedliche Korrekturen. Die erste betrifft DOCX in der internationalen PCT-Phase. Viele Abteilungen haben sich – durchaus sinnvoll – auf DOCX für Entwurf und Einreichung festgelegt, weil es sich gut durch das interne Dokumentenmanagement bewegt. Artikel 8 sperrt diesen Weg für internationale Anmeldungen und für sonstige in der internationalen Phase eingereichte Unterlagen. Wenn Ihre Entwurfsvorlage DOCX ausgibt und Ihre Einreichungsanweisung lautet “das DOCX einreichen”, muss die Anweisung nach Verfahrensweg aufgeteilt werden: Was für eine europäische Einreichung zulässig ist, ist es in der internationalen Phase nicht automatisch, und die SOP muss das genau dort sagen, wo die Anwältin oder der Anwalt den Verfahrensweg wählt.

Die zweite betrifft TIFF, das nur in MyEPO zulässig ist. TIFF hält sich hartnäckig in Arbeitsabläufen mit gescanntem Material – Übertragungserklärungen, beglaubigte Kopien, ältere Dokumente zum Stand der Technik. Wenn Ihre Scanstation standardmässig TIFF erzeugt, ist diese Ausgabe nur über ein einziges Tool verwendbar. Ändern Sie entweder die Standardausgabe für Material, das für andere Kanäle bestimmt ist, oder machen Sie die Tool-Wahl vom Format abhängig – und machen Sie diese Bedingung ausdrücklich, statt sie als Erfahrungswissen weiterzugeben.

Wie müssen Einreichungen unterzeichnet werden?

Nach Artikel 11 darf eine Signatur in MyEPO nur die Form einer Zeichenfolge-Signatur haben.

Bei der Signaturform hält sich Altpraxis am hartnäckigsten, weil sie historisch an Hardware, Smartcards und lokal installierte Software gebunden war. Artikel 11 nimmt die Wahl innerhalb von MyEPO weg: Die Form der Zeichenfolge ist dort die einzig zulässige. Interne Leitlinien, die Unterzeichnenden eine Auswahl an Signaturarten anbieten oder ihnen sagen, sie sollten verwenden, was ihr Zertifikat unterstützt, sollten so umgeschrieben werden, dass sie die einzige zulässige Form für MyEPO-Einreichungen nennen. Das ist am wichtigsten für gelegentlich Unterzeichnende – Erfinderinnen und Erfinder, interne Zeichnungsberechtigte, Kolleginnen und Kollegen in einer Vertretung –, die die schriftliche Anweisung wörtlich befolgen, weil sie auf keine Gewohnheit zurückgreifen können.

Welche Regeln gelten für Prioritätsbelege und unlesbare Dateien?

Nach Artikel 4 dürfen Prioritätsbelege nur dann elektronisch eingereicht werden, wenn sie von der ausstellenden Behörde digital signiert sind und die Signatur vom EPA akzeptiert wird; nach Artikel 13 gilt ein eingereichtes Dokument, das mit einem Computervirus infiziert ist, als nicht lesbar.

Die Regel zum Prioritätsbeleg stellt einen zweiteiligen Test auf, und der zweite Teil liegt nicht in Ihrer Hand: Die digitale Signatur der ausstellenden Behörde muss vorhanden sein, und sie muss eine sein, die das EPA akzeptiert. Damit ist es eine Frage, die zu klären ist, wenn die beglaubigte Kopie beim Erstanmeldeamt bestellt wird, und nicht dann, wenn die europäische Einreichung unter Zeitdruck zusammengestellt wird. Trifft eine Kopie ohne akzeptierte digitale Signatur ein, steht der elektronische Weg nach Artikel 4 schlicht nicht offen, und der Fristeneintrag sollte dies als bekannte Beschränkung abbilden statt als Überraschung.

Die Behandlung infizierter Dokumente in Artikel 13 ist kurz und hart: Das Dokument gilt als nicht lesbar. Alles, was Ihre Organisation tut und dabei ausgehende Einreichungspakete berührt – makrofähige Vorlagen, PDF-Werkzeuge von Drittanbietern, Dateien von Mitanmeldern oder ausländischen Korrespondenzanwälten, die ungeprüft weitergeleitet werden –, ist eine Stelle, an der dieses Risiko eintritt. Eingehende Dateien von Korrespondenzanwälten zu prüfen, bevor sie Teil eines Einreichungspakets werden, ist billig; zu entdecken, dass ein eingereichtes Dokument als nicht lesbar gilt, ist es nicht.

Was regelt dieser Beschluss nicht?

Der Beschluss regelt den Kanal und die Form der elektronischen Einreichung – und nicht mehr.

Er ändert nichts an den materiellen Voraussetzungen für die Zuerkennung eines Anmeldetags; eine Einreichung, die den Artikeln 3, 8 und 11 genügt, ist hinsichtlich Kanal und Form regelkonform, und daraus folgt nichts über ihre inhaltliche Hinlänglichkeit. Er befasst sich nicht mit der Zustellung von Unterlagen durch das EPA, die Gegenstand gesonderter Regelungen ist – die hier beschriebenen Regeln sollten daher nicht auf die eingehende Richtung der Korrespondenz übertragen werden. Und die veröffentlichte Liste, die den Anwendungsbereich von MyEPO für die Zwecke von Artikel 3 festlegt, steht ausserhalb des Beschlusses; die Einhaltung von Artikel 3 hängt damit von einem Dokument ab, das unabhängig vom Beschluss selbst aktualisiert werden kann.

Was sollten Sie vor der nächsten Einreichung tun?

Legen Sie die SOP neben den Beschluss und gleichen Sie beide Bestimmung für Bestimmung ab – diese Woche und nicht nach der nächsten Frist.

Vier Prüfungen, geordnet nach Risiko. Artikel 3: Verlangt der Arbeitsablauf einen Abgleich mit der veröffentlichten MyEPO-Liste, bevor dieses Tool genutzt wird, und ist die Folge eines Fehlgriffs – der fingierte Nichteingang – mit genau diesen Worten in die Anweisung geschrieben? Artikel 8: Ist DOCX für internationale Anmeldungen und sonstige Unterlagen der internationalen Phase ausgeschlossen, und wird TIFF ausschliesslich über MyEPO geführt? Artikel 11: Nennt die Leitlinie die Zeichenfolge-Signatur als einzig zulässige Form in MyEPO? Artikel 4: Fragt das Verfahren für Prioritätsbelege bereits bei der Bestellung der beglaubigten Kopie nach der digitalen Signatur der ausstellenden Behörde?

Danach räumen Sie die Fundstellen auf. Jeder interne Verweis auf ABl. EPA 2025, A52 oder auf den Pilotbeschluss zur Online-Einreichung 2.0 in ABl. EPA 2020, A44 sollte durch ABl. EPA 2026, A19 ersetzt werden, und jede Formulierung, die die Online-Einreichung 2.0 als Pilotprojekt beschreibt, sollte verschwinden. Vergewissern Sie sich schliesslich, dass Ihr Ausweichplan für Störungsfälle den EPO Contingency Upload Service benennt und dass diejenigen, die ihn unter Druck nutzen müssten, ihn mindestens einmal genutzt haben, als nichts auf dem Spiel stand.