Software für die Verwaltung geistigen Eigentums

Software für die Verwaltung geistigen Eigentums ist die führende Datenquelle, in der eine Organisation ihre Marken, Patente, Designs und Domainnamen führt — und mit der sie die Fristen berechnet, die über den Bestand dieser Rechte entscheiden. Sie wird auch als System zur Verwaltung von Immaterialgüterrechten (IPMS), als Fristensoftware und als Teil eines Verlängerungsdienstes verkauft.

Eine Kategorie, mehrere Namen

Dieselbe Software wird unter Namen verkauft, die sich in der Suche nicht überschneiden: „IPMS“, „Software für die Verwaltung geistigen Eigentums“, „Fristensoftware“, „Verlängerungsverwaltung“, „Portfolioverwaltung“. Wer nach einem dieser Begriffe sucht, sieht nur einen Ausschnitt des Feldes, und Anbieter mit derselben Funktion wählen selten dasselbe Wort dafür. Diese Seite behandelt sie als eine Kategorie und benennt, welchen Teil der Arbeit der jeweilige Name betont — denn nicht die Funktion, sondern die Benennung macht diesen Markt schwer überschaubar.

Was leistet Software für die Verwaltung geistigen Eigentums konkret?

Sie führt das Portfolio und berechnet die daran hängenden Fristen — und der zweite Teil dieses Satzes macht daraus eine eigene Kategorie statt einer Datenbank. Eine Liste von Rechten zu speichern, löst jedes brauchbare Werkzeug. Eine Verlängerungsfrist, eine Widerspruchsfrist oder eine Prioritätsfrist aus dem Recht des erteilenden Amtes abzuleiten und später belegen zu können, welche Regel dieses Datum erzeugt hat, löst es nicht. Alles Weitere — Dokumente, Korrespondenz, Berichtswesen, Kostenverfolgung — ordnet sich um diese Berechnung herum. Ein Werkzeug, das Daten speichert, ohne sie abzuleiten, gehört deshalb nicht wirklich in diese Kategorie, wie immer es beworben wird.

Was übernimmt die Software, und was bleibt beim Menschen?

Die Software berechnet und überwacht; Beurteilung und Prüfung bleiben beim Menschen. Sie leitet Termine aus Anmelde- und Erteilungsereignissen ab, hält die Dokumente zu jedem Recht, weist auf Fälliges hin und erzeugt die Berichte, die jemand verantworten muss. Sie entscheidet nicht, ob sich eine Verlängerung lohnt, liest keinen Prüfungsbescheid und wählt keine Erwiderung, und sie bestätigt nicht, dass das Register tatsächlich das ausweist, was das System annimmt. Ein berechnetes Datum wie ein geprüftes zu behandeln, ist genau der Fehler, den diese Softwaregattung verhindern soll — ein System, das beides vermischt, verschärft das Problem, statt es zu lösen.

In welchen Formen wird sie verkauft?

Im Wesentlichen in vier: als Suite über alle Rechtsarten, als Speziallösung für eine Rechtsart oder eine Aufgabe, als Portal der Kanzlei, die das Portfolio betreut, und als Tabelle, die von einer Dienstleistungsvereinbarung gestützt wird. Die Form wiegt schwerer als die Funktionsliste, weil sie bestimmt, wer den Datenbestand hält. Ein Kanzleiportal ist bequem, bis die Mandatsbeziehung endet und das Portfolio umziehen muss; eine Speziallösung lässt alle nicht abgedeckten Rechte anderswo liegen; eine Tabelle ist vollständig portabel und trägt weder Fristenlogik noch Audit-Verlauf. Die meisten Organisationen kommen erst zur Suite, nachdem eine der drei anderen Formen sie teuer im Stich gelassen hat.

Womit wird sie verwechselt?

Vor allem mit dem IP Address Management (IPAM), einem Netzwerkprodukt, das den gängigen Kurznamen fast genau teilt und dafür besser rankt. Die nahen Nachbarn sind Dokumentenmanagement, das Dateien hält, aber nichts berechnet; Matter- und Legal-Operations-Systeme, die Arbeit und Kosten einer Rechtsabteilung verfolgen, ohne den rechtsraumabhängigen Lebenszyklus eines Rechts abzubilden; und Vertragswerkzeuge, die Vereinbarungen statt eingetragener Rechte führen. Jedes davon kann neben einem System zur Verwaltung von Immaterialgüterrechten stehen, keines ersetzt es. Die Prüffrage ist kurz: Was macht das System mit einem Anmeldedatum, und kann es die Antwort erklären?

Kauft man Software, oder vergibt man die Arbeit nach aussen?

Beides kommt vor, und die meisten Portfolios mischen. Externe Anwälte und Verlängerungsdienste übernehmen die Fristen und handeln darauf als Dienstleistung; das beseitigt das Softwareproblem und ersetzt es durch eine Abhängigkeit: Der Datenbestand liegt beim Dienstleister, und die eigene Sicht auf das Portfolio ist der Bericht, den man erhält. Eine Lizenz hält den Bestand im Haus und verlagert die Last auf diejenigen, die die Daten pflegen. Entschieden wird das nicht über die Kosten, sondern über die Verantwortung — bei einer versäumten Frist trägt der Rechtsinhaber den Verlust, gleich wer den Termin überwacht hat. Der Nachweis, was wann bekannt war, muss deshalb für den Inhaber erreichbar sein.

Wann braucht eine Organisation sie tatsächlich?

Sobald das Portfolio mehr als einen Rechtsraum berührt — oder sobald die Person, die die Termine im Kopf hat, gehen könnte. Vielfalt wiegt schwerer als Menge: zwanzig Marken in einem Land unter einer Verlängerungsregel sind eine Kalenderaufgabe, zwanzig Rechte verteilt über das Madrider System, das Europäische Patentübereinkommen und einige nationale Ämter sind es nicht — jeder Weg bringt eigene Prüfung, eigene Zurückweisungsfrist und eigenen Verlängerungsrhythmus mit. Der zweite Auslöser ist struktureller Art: Ein Portfolio im Gedächtnis oder in der Tabelle einer einzigen Person hat einen einzelnen Ausfallpunkt, und nach der Pariser Verbandsübereinkunft wie nach jedem nationalen Verlängerungsregime ist der Ausfall meist ein Recht, das nach Fristablauf nicht wiederherstellbar ist.

Wer trägt die Verantwortung, wenn der Datenbestand falsch ist?

Die Organisation, der das Recht gehört — und deshalb ist der Audit-Verlauf hier eine Frage der Governance und keine technische. Eine versäumte Frist geht selten auf einen einzelnen Fehlklick zurück. Sie geht auf ein Datum zurück, das niemand erklären konnte, auf einen Registerstatus, der nie erneut geprüft wurde, oder auf einen importierten Wert, der einen geprüften still überschrieben hat. Software, die den Rohwert des Amtes, den daraus berechneten Wert und die menschliche Bestätigung beider in getrennten Feldern führt, macht diese Rekonstruktion nachträglich möglich. Software, die alles in ein Feld presst, lässt den eigenen Nachweis genau dann unbelegbar werden, wenn er angefochten wird.

Aktuelle Analysen

Wo Iprelia steht

Iprelia ist Software für die Verwaltung geistigen Eigentums, gebaut um genau die Trennung, auf die diese Seite immer wieder zurückkommt: Eine Tatsache vom Amt, eine daraus berechnete Frist und die Bestätigung durch einen Menschen sind niemals dasselbe Feld. Es befindet sich derzeit in der Testphase.

Die Plattform ansehen →Was ist ein IPMS? →Analysen zum Immaterialgüterrecht lesen →

Allgemeine Informationen zu Software für die Verwaltung von Immaterialgüterrechten. Keine Rechtsberatung.