EPA-Mailbox: Zustellung ab 1. April 2026

Ein kurzer Beschluss des Präsidenten des EPA vom 25. März 2026, veröffentlicht als ABl. EPA 2026, A20, verschiebt den Zeitpunkt, zu dem eine Mitteilung des Amtes für die meisten Nutzer des europäischen Systems rechtlich wirksam wird. Er tritt am 1. April 2026 in Kraft. Auf dem Papier ist die inhaltliche Änderung bescheiden, in einer Fristenabteilung ist sie erheblich: Massgeblich für den Fristbeginn ist das Datum, an dem ein Dokument in der Mailbox erscheint – und niemand schickt Ihnen ein Duplikat per Post.

Was hat das EPA tatsächlich entschieden?

Der Präsident des EPA hat einen Beschluss vom 25. März 2026 über den webbasierten Dienst MyEPO und die elektronische Zustellung an die Mailbox in Verfahren nach dem EPÜ und dem PCT erlassen, veröffentlicht als ABl. EPA 2026, A20 und in Kraft ab 1. April 2026.

Zwei Merkmale dieser Beschreibung sind von Bedeutung. Erstens handelt es sich um einen Präsidentenbeschluss im Rahmen von Regel 127 EPÜ: Er legt fest, wie die elektronische Zustellung nach dieser Vorschrift erfolgt, und ändert nicht die zugrunde liegende Rechtsgrundlage. Zweitens ist sein Anwendungsbereich auf Verfahren nach dem EPÜ und dem PCT beschränkt. Was ausserhalb dieser Beschreibung liegt, richtet sich nach dem jeweils einschlägigen Rechtsinstrument, und das sollte aus diesem Instrument selbst ermittelt und nicht analog aus dem vorliegenden Beschluss abgeleitet werden.

Wann gilt eine Mitteilung als rechtswirksam in der Mailbox zugestellt?

Die elektronische Zustellung nach Regel 127 EPÜ erfolgt durch elektronische Übermittlung an eine aktivierte Mailbox, und Dokumente gelten im Sinne von Regel 127(2) EPÜ an dem Tag als zugegangen, an dem sie in der entsprechenden Mailbox bereitgestellt werden.

Für jeden, der Fristen verwaltet, ist das der entscheidende Satz des gesamten Beschlusses. Auslöser ist die Bereitstellung, nicht der Abruf. Es ist nicht das Datum, an dem sich jemand angemeldet hat, nicht das Datum, an dem das Dokument geöffnet wurde, nicht das Datum, an dem es an den zuständigen Anwalt weitergeleitet wurde, und nicht das Datum, an dem eine Benachrichtigungs-E-Mail gelesen wurde. Ist das Dokument an einem Freitagnachmittag verfügbar und der Sachbearbeiter bis zum folgenden Mittwoch abwesend, läuft die Frist seit Freitag.

Daraus folgt: Das Anfangsdatum wird durch ein Ereignis auf der Seite des EPA gesetzt, zu einem Zeitpunkt, den Ihre Organisation weder steuern noch hinausschieben kann. Jeder interne Prozess, der Download, Verteilung oder Empfangsbestätigung als Fristbeginn behandelt, driftet – und die Drift geht immer in die Richtung, die Sie Tage kostet.

Was ändert sich gegenüber der MyEPO-Portfolio-Regelung von 2024?

Mit Inkrafttreten des neuen Beschlusses tritt der Beschluss des Präsidenten vom 9. Februar 2024 über MyEPO Portfolio, veröffentlicht in ABl. EPA 2024, A20, ausser Kraft.

Das Instrument von 2024 wird nicht geändert oder ergänzt und gilt auch nicht neben dem neuen weiter – es endet. Interne Leitlinien, Schulungsunterlagen, Arbeitsanweisungen und Vorgaben an ausgelagerte Dienstleister, die sich auf ABl. EPA 2024, A20 als Grundlage berufen, verweisen ab dem 1. April 2026 auf einen weggefallenen Beschluss. Das ist der intellektuell am wenigsten interessante Punkt der Liste und derjenige, der am ehesten zu einer Audit-Feststellung führt, denn ein Verfahren, das auf eine überholte Rechtsgrundlage zeigt, kann jahrelang überleben, ohne dass sichtbar etwas bricht.

Die andere Änderung mit unmittelbarer operativer Wirkung: Wird die elektronische Zustellung genutzt, werden keine Papierkopien parallel zugestellt. Organisationen, die informell doppelt abgesichert gearbeitet haben – die elektronische Zustellung als Rechtsereignis, die Posteingänge als praktischer Anstoss –, verlieren diesen Anstoss. Wenn in Wahrheit die Papierkopie dafür gesorgt hat, dass die Frist in Ihrem System auftauchte, muss dieser Mechanismus vor dem 1. April ersetzt werden und nicht nach der ersten versäumten Frist.

Wer kann sich registrieren, und wer darf in eine nicht veröffentlichte Akte Einsicht nehmen?

Internationale Vertreter und Anmelder ohne Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat können sich über den Dienst «PCT Link» für die elektronische Zustellung per Mailbox registrieren, während die Einsicht in Akten zu einer nicht veröffentlichten europäischen Patentanmeldung auf den bestellten europäischen zugelassenen Vertreter oder eingetragenen Rechtsanwalt sowie auf Anmelder mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat beschränkt ist, die keinen Vertreter bestellt haben.

Zusammen gelesen beschreiben diese Bestimmungen eine Zugriffsarchitektur, die nicht zu der Arbeitsweise vieler Konzerne passt. Die Beschränkung der Akteneinsicht bei nicht veröffentlichten Anmeldungen knüpft an den formellen Status an: den bestellten europäischen zugelassenen Vertreter oder eingetragenen Rechtsanwalt oder einen nicht vertretenen Anmelder mit Sitz in einem Vertragsstaat. Ein interner IP-Manager bei einer US-amerikanischen oder japanischen Muttergesellschaft, ein Mitanmelder, ein Lizenznehmer oder ein externer Paralegal einer Kanzlei, die nicht bestellter Vertreter ist – keiner von ihnen wird von dieser Formel erfasst. Wenn Ihr Workflow vor der Veröffentlichung davon ausgeht, dass jeder mit berechtigtem geschäftlichem Interesse die Akte öffnen kann, prüfen Sie diese Annahme anhand der Vertreterbestellungen und nicht anhand der Organisationslogik.

Der Weg über «PCT Link» adressiert den spiegelbildlichen Fall: Vertreter und Anmelder ausserhalb der Vertragsstaaten, die in PCT-Verfahren elektronische Zustellung benötigen, haben einen Registrierungsweg, und zwar einen gesonderten. Behandeln Sie ihn als eigenständigen Onboarding-Schritt für jede betroffene Einheit und nicht als etwas, das automatisch folgt, weil die Kanzlei bereits EPA-Zugang hat.

Gilt etwas im gemeinsamen Bereich als Einreichung oder Zustellung?

Nein – Dokumente, die im gemeinsamen Bereich von MyEPO hochgeladen oder bearbeitet werden, gelten weder als beim EPA eingereicht noch als vom EPA zugestellt.

Das verdient eine eigene Zeile in jeder internen Anweisung, denn der gemeinsame Bereich liegt innerhalb desselben Dienstes und trägt nicht dieselben Rechtsfolgen. Dort laufende Arbeiten sind nicht aktenkundig. Ein Entwurf, den beide Seiten eingesehen und geändert haben, ist nicht eingereicht. Ebenso ist Material, das im gemeinsamen Bereich erscheint, keine Zustellung und setzt keine Frist in Lauf; das tut nur die Bereitstellung in der Mailbox. Das Risiko wirkt in beide Richtungen, und am stärksten ausgesetzt ist ihm ein junger Sachbearbeiter, der nachvollziehbar annimmt, alles innerhalb von MyEPO Sichtbare sei amtlich.

Wo endet die Entscheidung, und wo beginnt Ihr eigener Prozess?

Der Beschluss regelt den Anwendungsbereich, die Mechanik der Zustellung und die Voraussetzungen der Akteneinsicht; er legt das Datum des Fristbeginns fest, ohne die Länge einer davon laufenden Frist zu ändern, und weitere MyEPO-Funktionen bleiben einer späteren Bekanntmachung vorbehalten.

Diese Arbeitsteilung ist der Punkt, um den herum geplant werden muss. Weil die Zustellung mit dem Tag der Bereitstellung abgeschlossen ist, ergibt sich Ihr tatsächlicher Spielraum aus Ihrem Überwachungsintervall und nicht aus dem Beschluss: Eine Organisation, die täglich prüft, hat im Fehlerfall einen Tag verloren, eine, die wöchentlich prüft, eine Woche. Die Folgen einer nicht verfügbaren Mailbox oder eines nicht abgerufenen Dokuments sind daher ein operatives Risiko, das durch Gestaltung zu steuern ist; ein in solchen Fällen etwa verfügbarer Rechtsbehelf liegt anderswo im europäischen System und nicht in diesem Beschluss. Sich auf diese Möglichkeit zu verlassen, ist ein schlechter Ersatz für eine Überwachungsroutine, die nicht ausfällt.

Auch der derzeitige Funktionsumfang sollte nicht als endgültig behandelt werden, da weitere Funktionen später bekannt gegeben werden sollen. Eine einmal im März 2026 abgeschlossene Konfiguration wird erneut zu prüfen sein. Und der Anwendungsbereich bleibt auf Verfahren nach dem EPÜ und dem PCT beschränkt; für alles ausserhalb davon ist das massgebliche Rechtsinstrument zu bestimmen, bevor man diese Regeln anwendet.

Was sollten Sie vor dem 1. April 2026 tun?

Drei Aufgaben, geordnet danach, wie schmerzhaft ihr Ausfall ist.

Erstens: Klären Sie, welche Mailboxen aktiviert sind – für jeden Vertreter und jede Anmelderin in Ihrem Portfolio. Die Zustellung erfolgt an eine aktivierte Mailbox; eine Einheit, deren Mailbox-Status Sie nicht überprüft haben, ist eine Einheit, deren Zustellungslage Sie nicht kennen. Führen Sie Einheiten, die sich über «PCT Link» registrieren, als gesonderte Punkte auf.

Zweitens: Legen Sie eine namentliche Überwachungsverantwortung und einen schriftlichen Eskalationsweg fest, der an die Eingangsdaten in der Mailbox anknüpft. Da die Frist ab dem Tag der Bereitstellung des Dokuments läuft, ist zu entscheiden, wer prüft, wie oft, wer Abwesenheiten abdeckt und was geschieht, wenn der zuständige Anwalt nicht reagiert.

Drittens: Nehmen Sie den Papierparallelweg aus Ihrem Prozessdesign und aus Ihren schriftlichen Verfahren heraus. Bei elektronischer Zustellung werden keine Papierkopien parallel zugestellt; jeder Schritt, der auf die Post wartet, wartet also unbegrenzt. Ersetzen Sie bei der Überarbeitung dieser Dokumente zugleich die Verweise auf den Beschluss vom 9. Februar 2024, der ausser Kraft tritt, durch ABl. EPA 2026, A20.