Von TEASi zu Madrid e-Filing: was sich ändert

Für Portfolios, die US-Anmeldungen oder -Registrierungen als Basismarke nutzen, wechselt der Weg zur internationalen Registrierung den Kanal. Das USPTO hat mitgeteilt, dass ausgehende internationale Markenanmeldungen vom Trademark Electronic Application System International (TEASi) auf das Madrid e-Filing-System der WIPO umgestellt werden. Es handelt sich um eine Änderung des Anmeldekanals, nicht der Rechte – berührt werden aber drei Punkte, die Inhouse-Teams eng steuern: wer zur Anmeldung berechtigt ist, wo eine offene Akte liegt und wie das Geld das Unternehmen verlässt.

Was ändert sich konkret für ausgehende internationale Anmeldungen?

Die Anmeldeplattform für ausgehende internationale Anmeldungen, bei denen das USPTO Ursprungsamt ist, wechselt von TEASi zu Madrid e-Filing, mit einem kurzen Zeitfenster, in dem beide verfügbar sind.

Bis zum 30. September können Anmelder, die das USPTO als Ursprungsamt nutzen, ausgehende Anmeldungen entweder in TEASi oder in Madrid e-Filing einreichen. Ab dem 1. Oktober müssen alle neuen ausgehenden internationalen Anmeldungen in Madrid e-Filing eingereicht werden, sofern keine Ausnahme greift. Dasselbe Datum gilt für die Korrespondenz, die der neue Kanal erzeugt: Ab dem 1. Oktober sind Antworten auf Mängelmitteilungen, die auf eine Madrid e-Filing-Anmeldung folgen, in Madrid e-Filing einzureichen. Praktisch betrachtet ist die Phase des Parallelbetriebs die Gelegenheit, ein oder zwei laufende Anmeldungen durch das neue System zu führen, solange der Rückfallweg noch besteht – statt Madrid e-Filing erstmals an einer Akte mit angehängtem Prioritätsdatum kennenzulernen.

Welche Akten bleiben in TEASi?

Alles, was bereits in TEASi eingereicht wurde, bleibt in TEASi, und nachträgliche Benennungen sind eine gesonderte Frage.

Internationale Anmeldungen, die bereits in TEASi eingereicht wurden, müssen auch nach dem 1. Oktober in TEASi abgeschlossen werden. Dieser eine Satz hat eine praktische Folge für alle mit einer teilweise vorbereiteten oder anhängigen ausgehenden Akte: Die Plattform wird dadurch bestimmt, wo die Anmeldung eingereicht wurde, nicht durch das Datum, an dem der nächste Schritt fällig wird. Liegt ein Fall halbfertig in TEASi, muss jemand vor dem Stichtag entscheiden, ob er dort abgeschlossen oder im neuen System neu begonnen wird – und wer ihn abschliesst, braucht weiterhin TEASi-Zugang und das Wissen darüber, was eingetragen wurde.

Nachträgliche Benennungen werden gesondert behandelt: Eine nachträgliche Benennung kann direkt beim Internationalen Büro der WIPO oder gegen eine Gebühr über TEASi eingereicht werden. Die Umstellung reduziert das Instrumentarium für ausgehende Verfahren also nicht auf ein einziges System. Sie ändert, wo neue Anmeldungen beginnen, und lässt Altakten sowie nachträgliche Benennungen auf ihren bestehenden Wegen.

Was brauchen die anmeldenden Personen vor dem 1. Oktober?

Jede Person, die anmelden wird, benötigt ein WIPO-Konto, denn für die Nutzung von Madrid e-Filing ist ein WIPO-Konto erforderlich.

Das ist der Punkt, der am ehesten zu spät entdeckt wird, und es ist keine Formalität, die sich in der letzten Stunde vor einer Frist erledigen lässt. Behandeln Sie die Kontoeinrichtung als namentlich zugeordnete Aufgabe für jede Anwältin, jeden Anwalt und jede Paralegal-Kraft, die mit einer ausgehenden Anmeldung zu tun haben könnte – einschliesslich der Personen, die Urlaub und Abwesenheiten abdecken – und nicht als einen gemeinsamen Zugang, den zuletzt jemand zum Anmelden genutzt hat. Erledigen Sie das im Zeitfenster des Parallelbetriebs und testen Sie jedes Konto möglichst an einer echten Anmeldeaufgabe, damit die erste Nutzung der Zugangsdaten nicht gleichzeitig der erste Blick auf die Oberfläche ist.

Was ändert sich bei der Bezahlung einer internationalen Anmeldung?

Die Beträge bleiben gleich, doch Zahlungsempfänger, Währung und verfügbare Zahlungsmethoden ändern sich alle.

Anmelder, die über Madrid e-Filing einreichen, zahlen direkt an die WIPO in Schweizer Franken, statt an das USPTO in US-Dollar. Die Höhe der Gebühr für die internationale Markenanmeldung und die Höhe der Bescheinigungsgebühr bleiben mit der Umstellung unverändert; es handelt sich also nicht um eine Preiserhöhung, sondern um eine Änderung in Treasury und Abstimmung. Die direkte Zahlung an die WIPO eröffnet Zahlungsoptionen wie ein WIPO-Kontokorrent, Debitkarten, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay, Alipay und PayPal. Sie beseitigt zudem das Tageslimit für Kreditkarten im Pay.gov-System von 24.999,99 USD – relevant für alle, die einen Anmeldetag mit mehreren Klassen und mehreren Benennungen schon einmal auf zwei Kalendertage verteilen mussten, um unter dieser Grenze zu bleiben.

Für ein Inhouse-Team sind die Folgefragen banal und sollten vorab geklärt werden: welches Zahlungsmittel genutzt wird, ob ein WIPO-Kontokorrent bei Volumen der Kartenzahlung vorzuziehen ist, wer zu seiner Aufladung berechtigt ist und wie eine Belastung in Schweizer Franken verbucht und gegen eine Kostenschätzung abgestimmt wird, die im Unternehmen möglicherweise noch in Dollar geführt wird. Fremdwährungsgebühren und die interne Behandlung von Wechselkursen sind nun in einer Weise Teil der Kosten einer ausgehenden Anmeldung, wie sie es nicht waren, als das USPTO in Dollar kassierte.

Was kann Madrid e-Filing, was TEASi nicht konnte?

Zwei Funktionen sollte man kennen, weil sie die Vorbereitung der zugrunde liegenden Daten verändern.

Erstens erlaubt Madrid e-Filing den Mitarbeitenden des USPTO, informelle Nachrichten zu Punkten zu senden, die in der internationalen Anmeldung korrigiert werden können. Damit entsteht ein informeller Kanal vor dem formellen Mängelverfahren – und es bedeutet, dass jemand auf diese Nachrichten achten muss und nicht nur formelle Mitteilungen überwacht.

Zweitens kann Madrid e-Filing Informationen aus mehreren USPTO-Markenanmeldungen oder -Registrierungen automatisch in die internationale Anmeldung übernehmen. Für Portfolios, die eine internationale Anmeldung auf mehr als eine US-Basismarke stützen, entfällt damit ein manueller Nacherfassungsschritt – und mit ihm eine bekannte Quelle für Abweichungen zwischen Basismarke und internationaler Anmeldung. Umso wertvoller wird es, die zugrunde liegenden USPTO-Daten sauber zu halten, denn importierte Daten übernehmen, was dort ohnehin schon steht.

Welche Teile des Systems funktionieren noch nicht richtig?

Zwei bekannte Probleme betreffen den Datenimport und Gewährleistungsmarken, und beide erfordern derzeit manuelle Bearbeitung.

In Madrid e-Filing kann eine Registrierungsnummer derzeit nicht zum Import von USPTO-Anmeldedaten verwendet werden; stattdessen ist die Aktenzeichennummer (Serial Number) der Anmeldung zu nutzen. Wer seine internen Daten zu Basismarken über die Registrierungsnummer führt – und das sind die meisten Portfolios, sobald eine Marke registriert ist –, braucht die Serial Number vor Beginn der Anmeldung zur Hand. Das ist eine kleine Datenzuordnungsaufgabe, die besser einmal für alle relevanten Basismarken erledigt wird als wiederholt unter Zeitdruck.

Ausserdem besteht ein bekanntes Problem mit den Angaben zu Waren und Dienstleistungen bei Gewährleistungsmarken in den US-Klassen A und B; hier sind die Waren und Dienstleistungen manuell einzugeben und die richtige internationale Klasse manuell auszuwählen. Wer Gewährleistungsmarken hält, hat von der Automatisierung nichts, und die Klassifizierungsentscheidung fällt auf die anmeldende Person zurück.

Was regelt die Umstellung nicht?

Sie ist ein Kanalwechsel für ausgehende Anmeldungen, nicht mehr.

Sie betrifft ausgehende internationale Anmeldungen, bei denen das USPTO Ursprungsamt ist. Sie ändert weder das materielle Recht des Madrider Protokolls noch die Höhe der internationalen Gebühr oder der Bescheinigungsgebühr noch die Prüfungsstandards, und sie sagt nichts zur Benennung der Vereinigten Staaten als Zielland – eingehende Verfahren sind nicht betroffen. Sie schafft TEASi nicht ab: Dort begonnene Akten müssen dort abgeschlossen werden, und TEASi bleibt einer der Wege für nachträgliche Benennungen. Und die beiden oben beschriebenen bekannten Mängel sind Behelfslösungen, keine feststehenden Regeln; sie werden als derzeitige Einschränkungen benannt, sodass ein Team, das ein dauerhaftes internes Verfahren um den Serial-Number-Behelf herum aufbaut, damit rechnen sollte, es erneut zu prüfen. Nichts hiervon ist als Hinweis darauf zu lesen, ob eine internationale Registrierung für eine bestimmte Marke die richtige Anmeldestrategie ist.

Was sollte eine Portfoliomanagerin jetzt tun?

Fünf Punkte vor dem 1. Oktober abarbeiten, in dieser Reihenfolge.

Erstens: Alle anhängigen oder geplanten ausgehenden internationalen Anmeldungen auf Basis einer US-Basismarke auflisten und jede als «bereits in TEASi» oder «noch nicht eingereicht» kennzeichnen – die erste Gruppe muss in TEASi abgeschlossen werden, die zweite gehört nach Madrid e-Filing. Zweitens: WIPO-Konten für jede Anwältin, jeden Anwalt und jede Paralegal-Kraft anlegen und validieren, die als Anmelder in Frage kommen, einschliesslich Vertretungen, und das Zeitfenster des Parallelbetriebs zum Testen nutzen. Drittens: Die Serial Numbers der Basismarken heraussuchen, die Sie voraussichtlich verwenden, da Registrierungsnummern den Import derzeit nicht steuern können. Viertens: Den Zahlungsweg mit der Finanzabteilung abstimmen – ein WIPO-Kontokorrent oder eine andere CHF-fähige Methode, mit einer Entscheidung dazu, wer sie finanziert und wie Belastungen in Schweizer Franken verbucht und abgestimmt werden. Fünftens: Für jede in TEASi bereits offene Akte ausdrücklich entscheiden, ob sie dort abgeschlossen oder neu eingereicht wird, und die Entscheidung dokumentieren – denn nach dem 1. Oktober steht diese Wahl nicht mehr ein zweites Mal offen. Inhaber von Gewährleistungsmarken sollten einen sechsten Punkt ergänzen: mit manueller Eingabe von Waren, Dienstleistungen und Klasse rechnen.